Códigos QR para eventos, invitaciones y entradas

En la invitación: una entrada de calendario

Lo más útil que puede hacer un código de invitación es meter el evento directamente en el calendario de alguien. Elige el tipo de contenido Evento en el generador, rellena título, inicio, fin y lugar, y al escanear se abre una pantalla de «añadir al calendario» ya rellenada.

Dos detalles importan. Incluye la zona horaria si los invitados viajan: un evento guardado sin ella se desplaza una hora para quien esté en otro huso. Y escribe el lugar como dirección postal completa, no como «donde siempre», porque esa cadena es lo que el móvil pasa a su app de mapas.

En un cartel: un enlace, y nada más

Los carteles se escanean desde lejos y a menudo con prisa, así que el código tiene que ser grueso. Una entrada de calendario es mucho texto y produce una cuadrícula densa; un enlace corto a la página del evento produce un código la mitad de fino, que se lee desde el otro extremo de un pasillo. El código de calendario ponlo en la página a la que enlazas, donde hay tiempo para usarlo.

Por la regla de distancia ÷ 10, un cartel A2 leído a 1,5–2 m necesita unos 15–20 cm de código. El resto está en la tabla de tamaños.

En la acreditación: la persona, no el evento

Las acreditaciones de congreso son el único sitio donde un código de tarjeta de contacto luce de verdad: dos personas se conocen, una escanea y los datos quedan guardados sin que nadie teclee. Limítate a nombre, empresa, un correo y un teléfono: una vCard completa en una acreditación impresa a 3 cm es lo bastante densa como para fallar en una sala llena.

Las acreditaciones se llevan colgadas del cuello, así que cuelgan, giran y se curvan. Imprime el código con corrección de errores Q o H y colócalo abajo, donde no lo tape una solapa.

En la puerta: da por hecho que no hay cobertura

Este es el fallo que todo recinto acaba regalándote. Trescientas personas llegan en diez minutos, todas en la misma celda, y los datos móviles se caen. Si tu proceso de acceso necesita que el móvil del invitado cargue una página en ese momento, la cola se detiene.

• Envía las entradas antes del día y pide que hagan captura o las añadan a la cartera del móvil.
• Escanea desde la pantalla del invitado con tu dispositivo, por el Wi-Fi del recinto o con una lista local: no dependas de su conexión.
• Ten una lista de invitados impresa. Ese recurso no ha fallado nunca.

Las entradas hay que validarlas, no solo escanearlas

Un código QR demuestra lo que contiene, no quién lo lleva. Cualquiera puede fotografiar el código de una entrada y mandarle la foto a un amigo, así que si el acceso es de pago o el aforo está limitado, el código debe llevar un identificador único que tu sistema de puerta marque como usado en el primer escaneo. Un código estático que solo dice «admite a uno» es una invitación, no una entrada, lo cual está bien mientras sepas cuál de las dos estás imprimiendo.

Dónde encajan los códigos artísticos

Invitaciones, «reserva la fecha» y carteles con aire de portada son el hogar ideal del arte QR de semitonos: alguien sostiene la tarjeta quieta, con luz decente y sin prisa. Reserva el código sencillo para la puerta, donde las condiciones son las peores posibles.